Come iniziare l’anno alla grande? Smettendo di rinviare a domani ciò che può essere fatto oggi. Ecco come

Quali sfide attendono la società di domani? Quali sono i rischi e quali le possibilità offerte dallo sviluppo tecnologico? Per la rubrica “Futuro da sfogliare” un estratto del libro Fallo oggi! di Darius Foroux, edito da Apogeo.

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Il motivo per cui svolgo ricerche sulla produttività è semplice: penso che una vita produttiva equivalga a una vita felice. Inoltre, se sei più produttivo delle persone normali, progredirai più velocemente nella tua carriera: imparerai di più, farai di più e alla fine verrai ricompensato di più. Quando parlo di produttività, parlo in realtà di efficacia, perché essere produttivi non significa avere fatto le cose giuste, ma semplicemente avere fatto molte cose.

Ma non è questo quello che importa. L’efficacia, invece, si riferisce al fare le cose giuste. Se vuoi fare bene il tuo lavoro, guadagnare soldi, vivere una vita significativa o imparare qualcosa di nuovo, è questo quello che conta di più. Altrimenti, non farai altro che correre in cerchio: sembrerai sempre occupato, ma non otterrai nulla di significativo. In altre parole, è facile svolgere lavori inutili o compi- ti che non ti avvicinano ai risultati che desideri.

Ma sono i risultati ciò che conta di più. In pratica, puoi anche lavorare per cinquanta ore a settimana, ma se non sperimenti una crescita persona- le, emotiva o finanziaria, significa che non sei efficace. La gente mi chiede spesso: “Da dove devo iniziare?”. Per rispondere a questa domanda, voglio condividere un esercizio che insegno nel mio corso di produttività, Procrastinate Zero. È un esercizio che ho preso da The Effective Executive di Peter Drucker, che per me è il miglior pensatore quando si parla di efficacia per i knowledge worker. Molti libri, articoli, strumenti e app di produttività che vedi oggi sono tutti in un certo senso influenzati da Drucker, colui che inventò il termine “efficacia personale”.

Quello che troverai di seguito è un semplice esercizio che ho tratto dal suo The Effective Executive (in realtà l’ho leggermente modificato per renderlo più facile) e che puoi provare per cominciare ad aumentare la tua efficacia. Sento spesso dire: “Non so cosa non vada in me. Continuo a rimandare”.

La mia domanda è: “Sai come usi il tuo tempo?”. Se non misuri i tuoi tempi, difficilmente smetterai di procrastinare e non riuscirai a migliorare la tua produttività: se vuoi gestire meglio il tempo, devi prima sapere come lo utilizzi. La memoria non è sufficiente: se ti chie- dessi cosa stavi facendo esattamente una settimana fa a quest’ora, sapresti rispondermi? Ecco.

Come si fa a conoscere l’uso del proprio tempo? Basta tenere un registro delle attività. Prima di organizzare una sessione in presenza con i clienti, spesso chiedo loro di tenere un registro delle loro attività per circa due settimane. Un registro delle attività è esattamente quello che stai immaginando: una registrazione ora per ora di tutto quello che fai durante la giornata.

Il metodo specifico utilizzato per il registro delle attività non ha importanza. L’unica cosa che conta è che tu riesca a tenere un registro per almeno due settimane (meglio ancora per un mese intero). Io tengo una penna e un blocco per appunti sulla mia scrivania e ogni ora scrivo quello che ho fatto nell’ora precedente. È importante che il blocco sia sempre visibile, in modo da non dimenticare di registrare le attività.

Questo passaggio è in realtà molto semplice. Ho solo una domanda per te: “Esamina tutte le attività ricorrenti nel registro, una alla volta. Cosa succederebbe se smettessi di svolgerle?”. Se la risposta è: “Si scatenerebbe l’inferno”, non cambiare niente. Se invece la tua risposta è: “Non succedereb- be niente”, hai trovato l’oro. Tutti ci occupiamo di attività che NON danno niente in cambio: io le chiamo attività spreca-tempo.

Boom! Ci siamo. Ora sai dove sprechi il tuo tempo. Iden- tifica le attività critiche e riduci le attività banali che ti fanno perdere tempo. “È così semplice?”. Sì. Se vuoi essere una persona super-efficace, tieni regolarmente un registro. Non serve che tu lo faccia 365 giorni all’anno, ma è utile dedicarvi del tempo in due periodi di due-tre settimane all’anno: saranno sufficienti per monitorare come usi il tuo tempo e per identificare le nuove attività che te lo fanno sprecare. Inoltre, un esercizio così semplice ti costringe a pensare alla tua routine quotidiana.

Spesso, le attività che ci fanno perdere tempo diventano abitudini, che è difficile interrompere se non ci rendiamo conto dell’inutilità di quel comportamento. Penso che questo esercizio sia uno dei più potenti per favorire la produttività. Inizia subito!